Inkoop en contractmanagement

Een elektronische factuur (e-factuur) is iets anders dan een e-mail met pdf bijlage. Volgens de officiële bewoording is een e-factuur “een gestructureerd elektronisch bestand dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.” Een pdf-factuur is dat niet.

Onderzoeken hebben aangetoond dat door geautomatiseerde uitwisseling van e-facturen zowel bij verzender als ontvanger grote efficiëntievoordelen te behalen zijn. Vanuit de Nederlandse overheid, maar ook vanuit ‘Europa’ wordt daar een impuls aan gegeven. Medeoverheden en andere aanbestedende diensten moeten daarom per april 2019 in staat zijn e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

De voordelen van e-factureren voor u op een rijtje:

• De mogelijkheid om betalingstermijnen te kunnen verkorten
• Gemak. De verwerking verloopt automatisch
• Snelheid. De papierstroom blijft achterwege
• Nauwkeurigheid. Geen fouten meer door handmatige verwerking, onvolledigheid en dergelijke
• Goedkoper. Geen print- en portokosten

Vanaf 1 april 2019 is LVNL in staat om e-facturen te ontvangen.

Per 1 april 2019  kunt u e-facturen aan ons sturen. Het verzenden van e-facturen is de laatste jaren laagdrempelig geworden. Zo hebben de meeste boekhoudsoftwarepakketten de optie om e-facturen te sturen inmiddels ingebouwd. Maakt u geen gebruik van een boekhoudpakket, dan bestaan er via marktpartijen bijvoorbeeld portalen die u toegang geven tot het Peppol netwerk dat eenvoudige uitwisseling van e-facturen naar onze organisatie mogelijk maakt.

Wij raden u aan zich te oriënteren hoe u kunt overstappen op e-factureren. Raadpleeg uw (boekhoud)softwareleverancier of bezoek de diverse websites die u objectieve informatie kunnen verschaffen:

• https://peppolautoriteit.nl/cms/view/d3cb599b-bd36-4562-b531-a1f0f7e4eb65/peppol-gebruiken
• http://www.ondernemersplein.nl/regel/facturen
• https://www.nmbf.nl/onderwerpen/e-factureren

Naar verwachting gaan veel van uw overheidsklanten gebruik maken van een e-facturatienetwerk dat laagdrempelige e-factuuruitwisseling mogelijk maakt. In Nederland is dat bijvoorbeeld de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) dat via het peppol netwerk een beveiligde factuurstroom mogelijk maakt.

De voorwaarden, zoals bijvoorbeeld de UBL-standaard, waaraan e-facturen aan uw overheidsklant of andere aanbestedende diensten moeten voldoen, zijn op Europees niveau vastgelegd. Daar kan slechts zeer beperkt van worden afgeweken. Dat geeft duidelijkheid en uniformiteit, zodat niet telkens tussen (overheids)klant en leverancier nieuwe afspraken hoeven worden gemaakt.

Klik hier voor de ‘LVNL - Verzendspecificaties e-factureren’. Daarin zijn alle benodigde specificaties, waaraan een e-factuur voor LVNL moet voldoen, opgenomen.

Een e-factuur moet net als een normale factuur voldoen aan de gestelde voorwaarden aan een factuur. Onder andere factuurnummer, btw-tarief en bedrag, KvK-gegevens van uw bedrijf, et cetera.

Daarbij blijft het van belang dat u ook bij e-factureren het juiste LVNL-ordernummer noteert op de e-factuur. E-facturen zonder ordernummer kunnen niet in behandeling worden genomen.

Wanneer u een e-factuur wilt insturen kunt u deze aanbieden via het Peppol netwerk. De volgende voorwaarden gelden:

• Bij het versturen van e-facturen maakt u gebruik van het Peppol ID van LVNL: 0106:34367959;
• E-factuurformaat: de meest recente versie van de UBL standaard, op het moment van schrijven is dat het UBL 2.1 formaat.